Me decía un responsable con 12 personas a su cargo recientemente "no tengo tiempo ni de conocer a la gente que incorporamos. Con suerte les doy la mano y les presento a sus compañeros. Sobre la marcha ellos le van formando; confío en ellos y sé que lo harán bien".
No se trataba en este caso de alguien con mala preparación, sabe perfectamente qué es lo que habría que hacer ante una nueva incorporación. Pero es cierto, no tiene tiempo.
Sería fácil recomendarle algunos trucos sobre la gestión del tiempo, los ladrones, etcétera. Sin embargo, de nada serviría ya que el problema no es ése. Seguro que alguna mejora se obtendría, cómo no. Pero no se trata únicamente de una mala organización de su agenda. Es algo más profundo.
Su organización está inmersa en una dinámica de trabajo brutal donde las prisas y las urgencias mandan. La falta de tiempo que este buen hombre reclamaba se debe, entre otras causas, a sobrecargas de trabajo, mala definición y dimensión de los puestos de trabajo, políticas poco adecuadas en el reparto de responsabilidades y un sinfín de factores más.
A pesar de todo eso, él me decía: "además de todo eso, están las chorradas". Con "chorradas" se refería a toda una lista interminable de tareas y encargos de dirección que no figuran en ninguna descripción de puestos ni similar. Todos estos encargos por supuesto con urgencia y para ya. A eso hay que sumarle las reuniones de equipo, las interdepartamentales, los comités, las negociaciones, bla, bla, bla.
Hay que andarse con cuidado al dar consejos sobre la gestión del tiempo porque nos podemos pillar los dedos. No hay que descuidar este aspecto, ni mucho menos. Se trata de algo que al ser conscientes de ello nos va a permitir optimizar nuestro rendimiento. Sin embargo, nos vamos a encontrar con diferentes elementos estructurales que hacen que nuestro particular cuadrante Urgente-No importante esté a reventar:
No se trataba en este caso de alguien con mala preparación, sabe perfectamente qué es lo que habría que hacer ante una nueva incorporación. Pero es cierto, no tiene tiempo.
Sería fácil recomendarle algunos trucos sobre la gestión del tiempo, los ladrones, etcétera. Sin embargo, de nada serviría ya que el problema no es ése. Seguro que alguna mejora se obtendría, cómo no. Pero no se trata únicamente de una mala organización de su agenda. Es algo más profundo.
Su organización está inmersa en una dinámica de trabajo brutal donde las prisas y las urgencias mandan. La falta de tiempo que este buen hombre reclamaba se debe, entre otras causas, a sobrecargas de trabajo, mala definición y dimensión de los puestos de trabajo, políticas poco adecuadas en el reparto de responsabilidades y un sinfín de factores más.
A pesar de todo eso, él me decía: "además de todo eso, están las chorradas". Con "chorradas" se refería a toda una lista interminable de tareas y encargos de dirección que no figuran en ninguna descripción de puestos ni similar. Todos estos encargos por supuesto con urgencia y para ya. A eso hay que sumarle las reuniones de equipo, las interdepartamentales, los comités, las negociaciones, bla, bla, bla.
Hay que andarse con cuidado al dar consejos sobre la gestión del tiempo porque nos podemos pillar los dedos. No hay que descuidar este aspecto, ni mucho menos. Se trata de algo que al ser conscientes de ello nos va a permitir optimizar nuestro rendimiento. Sin embargo, nos vamos a encontrar con diferentes elementos estructurales que hacen que nuestro particular cuadrante Urgente-No importante esté a reventar:
- La descripción de puesto (formal e informal)
- El período de ventas-producción (pico o valle)
- La sobrecarga de tareas
- Los "encargos" after hours
- Una mala definición de los procesos
- Escasas automatizaciones en la obtención de datos valiosos
- La motivación (escasas) por el logro , etc
- La preparación de los mandos superiores en gestión de equipos
Así que antes de entrar a dar consejos o cursos, veamos primero qué es lo que sucede y luego ya veremos qué remedio le damos.
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